Oplossing voor hybride vergaderingen: whiteboard goed in beeld met Logitech Scribe
Iedereen die wel eens vergadert in een kantooromgeving kent ze wel: de flipovers en whiteboards waarop tijdens een bijeenkomst aantekeningen worden gemaakt en post-its worden geplakt. Als het goed is, komen er bij zo'n vergadering goede ideeën naar boven, en het snel eenvoudige schrijf- en presenteergereedschap helpt vaak bij dat creatieve proces.
Dat proces bleek behoorlijk te lijden onder het dankzij corona noodgedwongen thuiswerken. De sfeer is al heel anders als iedereen achter een eigen camera in een eigen ruimte zit (al dan niet met kinderen en huisdieren op de achtergrond), maar het samenbrengen van ideeën op een door iedereen goed af te lezen oppervlak is helemaal een uitdaging. We hebben heel wat pogingen voorbij zien komen, van high-tech apps op gedeelde schermen tot digitale whiteboards waarvan de inhoud op afstand gerepliceerd kan worden voor deelnemers elders, tot simpelweg de camera zo neerzetten dat spreker en een whiteboard of flipover tegelijk in beeld zijn.
Al die benaderingen hebben zo hun eigen nadelen - ze vragen nieuwe manieren van werken, zijn duur, onhandig of alle drie. Logitech heeft het gemodder een tijdje gadegeslagen en is toen aan de slag gegaan met een oplossing die zowel low tech als high tech is. Het resultaat luistert naar de naam Logitech Scribe.
Feitelijk is de Scribe niets anders dan een aparte webcam (je sluit hem aan via usb), die je op een whiteboard kan richten. Dat doe je door hem erboven aan de muur te monteren. In de bijbehorende software kan je het te observeren oppervlak definiëren, maar de camera kan dat ook zelf herkennen. De clou van de Scribe zit hem daarin: deze camera is 'slim', want voorzien van AI-algoritmes om zaken te herkennen.
Dat gaat verder dan wat whiteboard en wat de muur is. De Scribe kan ook tekst en lijnen herkennen, en, jawel, post-it briefjes. Die kan de camera vervolgens verscherpen, zodat ook een dun balpenlijntje in de digitale versie die als extra deelnemer aan een vergadering te zien is, goed zichtbaar in beeld is. Bij de demo die we bijwoonden was goed te zien hoe de techniek werkt: de Scribe maakt als het ware on-the-fly een digitale kopie van wat hij filmt, die als een laag op het beeld van het eigenlijke whiteboard wordt getoond.
Een bijkomend voordeel hiervan is, dat de spreker - of bijvoorbeeld zijn of haar hand of arm - ook in beeld is, maar niet stoort. De Scribe toont hem of haar namelijk onder wat al op het bord staat. Zo hou je het natuurlijke beeld van tekst die wordt geschreven of post-its die worden geplakt, zonder dat er steeds een hand of arm zaken aan het zicht onttrekt. In de demo was goed te zien dat de Scribe prima post-its in verschillende kleuren kan herkennen, en tekst en tekeningetjes duidelijk in beeld brengt. Er zaten nog wat oneffenheden in, maar we kregen dan ook een pre-productie versie te zien.
Omdat de Scribe gewoon een usb videoapparaat is (zoals Windows dat noemt), is er geen speciale software nodig. Wel heeft Logitech met Zoom en Microsoft Teams samenwerkingen - deze pakketten kunnen extra mogelijkheden toevoegen. Eén daarvan is om met een aparte, draadloze paarse knop snel te schakelen tussen de camera van de spreker en de Scribe camera. Logitech zelf adviseert om de eigen Sync software te gebruiken, waarmee de camera (ook op afstand) beheerd kan worden en bijvoorbeeld voorzien van nieuwe firmware.
De Logitech Scribe zal vanaf 18 mei 2021 verkrijgbaar zijn en gaat 1299 euro exclusief BTW kosten. Dat is een fors bedrag, maar in vergelijking met een digitaal samenwerkingsbord valt het nog best mee. Ook moet je er rekening mee houden, dat dit een professioneel apparaat is, met bijbehorende constructie en leveringsomvang. We kunnen ons voorstellen dat het voor organisaties waar veel vergaderd wordt een uitkomst kan zijn, zeker als men voorlopig of helemaal niet terug wil gaan naar dagelijks alle werknemers op kantoor hebben.
